Imprimez le QR d'une formation une fois, affichez-le en salle : ouverture des séances, convocations, relances, clôture et scellement se font sans vous
Le vrai coût de l'émargement n'est pas la signature elle-même : ce sont les gestes autour. Créer la séance, ouvrir la feuille au bon moment, courir après les retardataires, penser à clôturer, relancer les absents. Multipliez par deux créneaux par jour et trente semaines de formation, et vous obtenez la corvée administrative préférée de personne. Voici comment nous l'avons ramenée à deux gestes : planifier une fois, imprimer une fois.
La plupart des outils génèrent un code par séance : il faut le projeter au bon moment, le bon jour. Sur diplome.app, chaque formation dispose d'un QR permanent : le même code, imprimé une fois pour toutes et affiché dans la salle, reconnaît tout seul la séance en cours au moment du scan.
Chaque séance accepte les signatures 15 minutes avant son début et jusqu'à 30 minutes après sa fin. Aucun bouton à presser le jour J ; un formateur peut toujours forcer l'ouverture pour un retardataire.
Les apprenants reçoivent leur lien personnel avant la séance, et les non-signés sont relancés automatiquement 20 minutes après le début. Idéal en distanciel, où il n'y a pas de QR en salle.
Deux heures après la fin de la séance, la feuille se clôt seule : les non-signés passent absents et la feuille est scellée par horodatage RFC 3161, puis archivée.
Récurrence par jours de la semaine sur toute une période, plusieurs créneaux par jour (matin, après-midi, soir), vue calendrier : le planning annuel se pose en une minute.
Choisissez la formation, les jours de la semaine, la période et les créneaux : toutes les séances de l'année se créent d'un coup.
Un bouton Imprimer, une affiche prête à poser dans la salle. En distanciel, il n'y a même pas ce geste : les liens partent par email.
Les séances s'ouvrent, se ferment, se scellent et s'archivent seules. Vous consultez les feuilles en temps réel et intervenez uniquement pour les cas particuliers.
Et parce qu'une preuve de présence n'a de valeur que si elle est infalsifiable, chaque feuille close est scellée par un tiers horodateur : on vous explique ce que ça change en contrôle.