Une session par formation, des décisions individuelles motivées, un procès-verbal fidèle à ce qui est réellement enregistré
Délivrer un titre RNCP ne se limite pas à générer un diplôme : la certification suppose une décision collégiale d'un jury, formalisée dans un procès-verbal. C'est souvent le point le moins outillé du parcours, géré à coups d'emails de convocation manuels et de PV rédigés sous Word la veille de l'audit. diplome.app intègre désormais ce processus de bout en bout, pour les formations liées à un titre RNCP.
Depuis l'onglet « Jury de certification », chaque formation portant un code RNCP peut ouvrir une ou plusieurs sessions : une session par promotion, ou plusieurs sessions successives dans l'année. À la création, trois informations suffisent : date, lieu, et modalité (présentiel, visio, ou mixte). La fiche se complète ensuite avec la composition du jury, président et membres, avec un bouton qui préremplit automatiquement le président et la ville depuis les données SIREN de l'organisme.
Programmée, en cours, terminée ou annulée : chaque session suit un statut clair. Une session terminée se verrouille et doit être rouverte volontairement pour être modifiée.
Seuls les apprenants réellement inscrits à la formation peuvent être affectés à une session, avec un contrôle serveur qui empêche d'y glisser n'importe quel identifiant.
Un candidat déjà noté ne peut plus être retiré de la session sans revenir sur sa décision : la liste des candidats jugés ne se réécrit pas discrètement.
Une fois les candidats affectés, un seul bouton envoie la convocation à chacun : date en toutes lettres, lieu, modalité, nom de l'organisme, et une invitation à le contacter directement en cas d'empêchement. L'envoi respecte les apprenants ayant désactivé les notifications par email, et l'interface indique clairement la date du dernier envoi. Un renvoi reste toujours possible, en un clic, sans jamais partir d'une feuille de contacts à jour à la main.
Pour chaque candidat, le jury enregistre une décision : admis, ajourné, repêchage, ou en délibération, avec un commentaire libre facultatif pour en garder la motivation. La sauvegarde se fait pour l'ensemble des candidats en une seule opération, et reste modifiable jusqu'à la clôture de la session.
Le PV se génère directement depuis la fiche de session : raison sociale et SIRET de l'organisme, référence du dossier, titre RNCP visé, date et lieu, tableau de composition du jury, tableau des décisions candidat par candidat, mention de délibération collégiale, et signature du président. Un garde-fou explicite bloque la génération si des informations essentielles manquent, ou si ce qui est affiché à l'écran ne correspond plus exactement à ce qui a été sauvegardé en base : le PV doit refléter la réalité enregistrée, jamais un brouillon en cours de saisie.
Le document se télécharge en PDF prêt à archiver et à présenter en cas d'audit, avec la même signature que celle déjà utilisée pour vos diplômes et attestations.
La clôture d'une session avec des candidats admis ne délivre aucun diplôme automatiquement. L'émission pour les admis est une action séparée, disponible une fois la session terminée, déclenchée volontairement. Elle inscrit chaque admis à la formation, crée son diplôme, génère la preuve d'horodatage qui l'accompagne, et prévient les intégrations connectées de l'organisme, sans jamais émettre deux fois le même diplôme si l'action est relancée.